Organisaties laten kansen liggen bij projectmanagement

Projectmanagement gaat beter met Quality AssessmentNederlandse organisaties zijn niet goed in het effectief managen van projecten. Ze plukken dan ook niet alle vruchten van zo’n project. Hoe los je dat op?

Het welslagen van projecten is voor veel organisaties van essentieel belang voor de realisatie van hun strategie. Ruim 60% ziet het belang van succesvolle projecten toenemen. Toch komt het vaak niet tot een succesvolle afronding. De organsaties hebben nauwelijks oog voor de uiteindelijke opbrengst van het project. Dat blijkt uit onderzoek van KPMG naar de wijze waarop Nederlandse organisaties met projectmanagement omgaan.

Prestaties bedrijven vallen tegen

Bijna 60% beschikt niet over procedures voor het identificeren en monitoren van de opbrengsten van het project. Zij rapporteren in het algemeen dan ook een lagere succesgraad van hun projecten dan de organisaties die hiervoor wel een proces hebben.

Van de onderzochte organisaties slaagt maar 20% erin om bijna alle projecten binnen de gestelde tijd en met het beschikbare budget af te ronden. Voor 50% is dit ongeveer de helft. De resterende 30% weet minder dan de helft van de projecten volgens plan af te ronden.

Sturing vaak op subjectieve informatie

‘Hoewel organisaties over voldoende instrumenten beschikken om adequaat te sturen op projecten, grijpen de meeste bedrijven en instellingen pas in wanneer het fout dreigt te gaan’, constateert KPMG-partner Hans Donkers. Doorgaans bewaken organisaties de kwaliteit van projecten met behulp van voortgangsrapportages. Financieel kijken ze naar het gerealiseerde budget versus het gepland budget. En qua kwaliteit gaan ze uit van de inzet van ervaren collega’s of reviews. Maar deze informatie komt van medewerkers aan het project zelf.

Quality Assessment is betere tool

Donkers pleit daarom voor een Quality Assessment. Die biedt een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling. ‘Iets meer dan 40% van de onderzochte organisaties voert op ad hocbasis een waardering uit. Maar 17% voert dit soort tests structureel uit bij belangrijke mijlpalen in het project. Uit het onderzoek blijkt overduidelijk dat projecten waarbij gebruik werd gemaakt van een assessment vaker binnen de geplande tijd werden afgerond’, zegt hij.

‘Juist nu, na twee opeenvolgende crisissen, zou de wil om efficiënt en effectief projecten uit te voeren alom aanwezig moeten zijn. Door de aansturing en de uitvoering van projecten te verbeteren, ontstaat immers ruimte om slagvaardiger te opereren en meer te bereiken met dezelfde inzet en hetzelfde budget’.

‘Koppel projecten aan strategische doelstellingen’

Hiervoor is het van groot belang om portfoliomanagement in te richten voor het selecteren én het actief sturen op de performance van projecten. Daardoor is bij wijzigende omstandigheden een betere bijsturing mogelijk.

Verder is het belangrijk om projecten te koppelen aan strategische doelstellingen. Vervolgens moet je prioriteit aan projecten toekennen op basis van de bijdrage aan de strategie. Daardoor haal je een maximaal effect uit de projectportfolio.

Stoppen als het uit de hand loopt!

En ten slotte is het van groot belang dat organisaties de moed hebben om met falende projecten te stoppen. Hierdoor ontstaat ruimte voor andere en betere initiatieven, die een grotere bijdrage kunnen leveren aan de strategie.

Helemaal waar! Maar in de praktijk blijkt het maar al te vaak moeilijk om bijtijds de stekker uit wankele projecten te trekken. Ik heb daar al heel wat staaltjes van gezien. Niet zelden is dat te wijten aan het weerbarstige ego van de betrokkenen. En daar moet de organisatie uiteindelijk flink voor boeten…

Renske Cramer

Over Renske Cramer
Ik ben gepensioneerd communicatie- en marketingadviseur. Ik houd me bezig met dingen die nóg leuker zijn dan werken ;-)

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s