Persberichten die scoren: een stappenplan (5 en slot)

In 7 stappen naar een beter persberichtEindelijk, uw persbericht is klaar ! Het voldoet aan alle inhoudelijke en vormtechnische vereisten. Verzenden dan maar ?

Nog even wachten. Eerst komt Het Grote Corrigeren. Dan kijken we naar de manier en het moment waarop u het persbericht het beste kunt verzenden. De bijlagen vergen een aparte aanpak. Tot slot besteden we aandacht aan de follow-up.

Stap 5. De controle van uw persbericht

Hoofdregel: check, double check and check again ! Lees uw persbericht grondig na ter controle op

  • dingen die vragen oproepen, zoals formuleringen die voor meerdere uitleg vatbaar zijn of elementen die niet (voldoende) zijn uitgelegd
  • te commerciële inhoud
  • verkeerde opbouw
  • herhalingen
  • ‘kromme’ zinnen
  • grammatica
  • spelling

Lees uw bericht eens hardop voor ! Dan ziet u sneller waar fouten en dergelijke zitten.

Na de eerste correctieronde legt u het bericht weg. De volgende dag neemt u het met een ‘frisse blik’ nog eens grondig door. Alles in orde ? Laat uw persbericht dan nog eens lezen door anderen. Bijvoorbeeld een zeer taalvaardige medewerker. Of een bevriende journalist of tekstschrijver.

Stap 6. De verzending van uw persbericht

U verstuurt persberichten bij voorkeur per e-mail. Plak de tekst in het bericht en zet een krachtige nieuwskop in de onderwerpregel. Eventueel stuurt u een Word-versie als bijlage mee. Maar dan bestaat het gevaar dat uw persbericht vastloopt op het spamfilter van de ontvanger. Of dat de redactie de bijlage niet durft te openen uit angst voor virussen.

Datzelfde geldt voor tekstuele bijlagen en illustratiemateriaal als foto’s, grafieken en dergelijke. Foto’s en filmpjes maken een e-mailbericht al gauw te ‘zwaar’, tenzij u de foto’s in een lage resolutie verstuurt. Een betere oplossing: maak een pagina ‘Pers’ op uw website. Plaats daar de bijlagen en illustraties op. Zet in het persbericht linkjes waarmee journalisten deze elementen kunnen downloaden. Voor een groter bereik kunt u foto’s ook op Flickr zetten en filmpjes op YouTube.

Wanneer verstuurt u het persbericht ?

Als het gaat om een tijdgebonden evenement: (ruim) voor of misschien zelfs op de Grote Dag (of beide !). Houd daarbij rekening met de verschijningsfrequenties en dus de deadlines van de media waar uw persbericht naartoe gaat. Uitsluitend op papier verschijnende vakbladen (ja, ze bestaan nog !) hebben maar eens in de paar weken een deadline. ‘Snelle media’ als dagbladen worstelen daar elke dag mee. Nieuwssites kunnen nieuws meteen na binnenkomst publiceren.

Luistert het tijdtechnisch niet zo nauw ? Kies dan een moment dat uw publicatiekansen vergroot. Ik zie op woensdag meestal veel persberichten voorbij komen. En er wordt gezegd dat dinsdag- en donderdagmorgen kansrijke momenten zijn. Aan de andere kant: stel dat ‘iedereen’ zijn persberichten inderdaad op dinsdag-, woensdag- en donderdagmorgen verstuurt. Dan is de persberichten-spoeling bij de media op de andere dagen dun. Misschien is de plaatsingskans bij versturing op maandag, vrijdag en zelfs zondag dus wel groter !

Tip: bij niet-tijdgebonden berichten kunt u ook wachten tot zich een actualiteit aandient waar uw nieuws mooi bij past. Dat vergroot uw kans op publicatie aanzienlijk. (Anderzijds vermijdt u natuurlijk dagen waarop de media hun aandacht waarschijnlijk vooral op een ander onderwerp zullen richten. Zoals kamerverkiezingen of Prinsjesdag.)

Belangrijk: stuur het bericht gelijktijdig naar alle geselecteerde media !

Stap 7. Follow-up van uw persbericht

De follow-up van uw persbericht bestaat uit twee elementen:

  1. de woordvoerder van uw organisatie moet bereikbaar zijn voor de media. Misschien heeft een redacteur nog een vraag naar aanleiding van uw persbericht. Of beter nog: wellicht vindt hij uw bericht zó interessant dat hij een interview met u wil afspreken !
  2. in kaart brengen welke media uw bericht hebben gepubliceerd. Wanneer en in welke vorm is dat gebeurd ? Wat hebben ze weggelaten, welke illustratie was het gewildst ? Met wat voor vragen belden redacteuren ? Hoe reageerden lezers of kijkers op de publicaties ? Bij uw volgende persbericht kunt u daar uw voordeel mee doen !

Komt u er niet helemaal uit ?

Hiermee zijn we aan het eind gekomen van ons persberichten-stappenplan. Ik hoop dat het u helpt bij het schrijven van (nog) betere persberichten. Komt u er niet helemaal uit ? Bel of mail ons gerust even. We helpen u graag !

Renske Cramer

Naar de andere delen van deze serie:

Over Renske Cramer
Ik ben gepensioneerd communicatie- en marketingadviseur. Ik houd me bezig met dingen die nóg leuker zijn dan werken ;-)

One Response to Persberichten die scoren: een stappenplan (5 en slot)

  1. Pingback: Persberichten die scoren: een stappenplan (4) « Renske Cramer Tekstproducties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s