E-mail zwakke schakel in bedrijfsvoering

E-mail in de onderneming

Wordt u ook zo moe van al die e-mails ? Het lijken er elke dag meer te worden. Hoe hou je het overzicht ? Hoe vind je dat ene Zeer Belangrijke Mailtje terug ?

E-mail is een fantastische uitvinding. Snel, efficiënt, goedkoop… Maar dat heeft er wel toe geleid dat ‘we’ steeds meer gaan mailen. En dat we dus ook almaar meer tijd moeten besteden aan het afhandelen van al die elektronische post. Voor werknemers en zeker voor leidinggevenden kan dat tijdsbeslag gemakkelijk oplopen tot een kwart van de werktijd of meer !

Na-de-vakantiestress

En als je van vakantie terugkomt, puilt je in-box helemáál uit. Daarom werken heel wat managers tijdens hun vakantie ‘gewoon’ door. Maar liefst 80 % beantwoordt e-mails, 50 % neemt zakelijke telefoontjes aan en een flink percentage gaat zelfs nog even langs De Zaak. Dat blijkt althans uit een onderzoek van het ILM.

Gevolg: managers zijn na hun vakantie soms nog gestresster dan voor hun vertrek. Ze zien enorm op tegen de eerste werkdag met de onvermijdelijke vergaderingen en… al die opgehoopte e-mails. Want ‘normaal’ gesproken gebeurt daar tijdens hun afwezigheid niets mee.

Mailtjes gaan verloren

Bij veel bedrijven en andere organisaties wordt elektronische post immers gezien als persoonlijke berichten. De mails blijven daarom in de in-box van de ontvangers staan. Hooguit drukken die de belangrijkste berichten voor de veiligheid af. Want je weet het immers maar nooit met die elektronica…

Maar zowel in elektronische als in papieren vorm kan zo’n bericht gemakkelijk verloren gaan. De elektronische vorm ‘verdrinkt’ in de stroom van mailtjes die de werknemer dagelijks ontvangt. En de papieren versie sneeuwt onder in de papierwinkel op en rond de werkplek.

Papierloos kantoor onzin

Want het papierloze kantoor is helaas nog altijd een fata morgana. En vindbaar archiveren is een kunst die lang niet iedereen beheerst. Bovendien: als het druk is, krijgt archiveren geen prioriteit. Maar hoe langer je het opruimen en archiveren voor je uit schuift, hoe lastiger het wordt om stukken terug te vinden

Kortom: e-mail is bij heel wat organisaties een zwakke schakel in de bedrijfsvoering. Dat kan beter ! Er zijn document-managementsystemen waarmee je ook e-mails kunt verwerken. Alle papieren én digitale documenten zijn dan voor alle belanghebbenden toegankelijk. Iedereen kan zien wat de status van dossiers en documenten is en wie wat moet doen.

Snel terugverdienen

Printen en doorsturen van mails behoren daarmee tot het verleden. Zo’n vergaand geautomatiseerde workflow werkt enorm efficiënt. Hij bespaart tijd, kosten en veel ergernis. Dergelijke systemen zijn niet echt goedkoop. Maar je verdient zo’n investering doorgaans snel terug. En je vakantie wordt er een stuk leuker door !

Renske Cramer

Over Renske Cramer
Ik ben gepensioneerd communicatie- en marketingadviseur. Ik houd me bezig met dingen die nóg leuker zijn dan werken ;-)

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s